Der Grundstein für eine optimale Projektarbeit
Kommunikation ist der Schlüssel für eine optimale Zusammenarbeit und die Basis erfolgreicher Projekte.
Aufgaben und Ziele müssen transparent vermittelt und klar definiert sein. Die Aufgabe der Agentur besteht darin alle wichtigen Infos des Kunden festzuhalten. Darauf aufbauend kann ein Angebot abgegeben oder mit einer zielgerichteten Umsetzung begonnen werden.
Grundlage dafür ist ein Vorgespräch. Das Briefing.
In unserem Blogartikel beantworten wir die Fragen, warum ein Briefing so wichtig ist, welche Arten es gibt und was die Bestandteile sind.
Was ist ein Briefing und warum ist es so wichtig?
Das Briefing ist ein Informationsgespräch und gilt als Grundstein für jede Projektarbeit.
Ziel ist es ein gemeinsames Verständnis aufzubauen, darüber was mit dem angestrebten Projekt erreicht werden soll. Dazu werden die genauen Wünsche und Erwartungen des Auftraggebers klar definiert und festgehalten.
Im Briefing werden Anforderungen an die Agentur gestellt, welche abzuleisten sind. Von Vorteil ist eine bereits klar strukturierte Liste mit allen gewünschten Leistungen und Eckdaten zum Projekt. An dieses Anforderungsprofil können sich die zuständigen Projektleiter während der Angebots- und Entwicklungsphase richten.
Sollte noch kein Basiskonzept bestehen, kann dieses in Absprache mit der Agentur auch im Briefing ausgearbeitet und erstellt werden. Hier werden dann die wichtigsten Fragen zum Unternehmensprofil, den Marketingzielen und den allgemeinen Rahmenbedingungen geklärt wie z.B. Fertigstellungstermine und Budget.
Welche Briefingarten gibt es?
Je nach Produktauftrag kann der Auftraggeber mit unterschiedlichen Anforderungen an die Agentur herantreten. Diese werden im sogenannten „Kundenbriefing“ festgehalten.
Das Kundenbriefing wird anschließend von der Agentur in ein „Agenturbriefing“ aufgelöst. Die internen Absprachen zum Projekt finden zwischen dem Projektleiter und den zuständigen Abteilungen wie z.B. der Grafik oder der Produktionsstätte statt. Sie enthalten Informationen über die spezifischen Aufgabenbereiche und Zeiträume der Projektbeteiligten.
Diese Briefings begleiten das gesamte Projekt von der Angebotsphase bis nach der Auftragserteilung und während der Entwicklungs- und Umsetzungsphase.
In den einzelnen Projektphasen finden auch fortwährend weitere Besprechungen mit dem Auftraggeber statt. Diese dienen finalen Absprachen, dem Informationsaustausch und der Präsentation des bisherigen Ergebnisstandes. Man spricht von sogenannten „Re-Briefing“. Ihr Nutzen besteht in der Klärung von offenen Fragen und bietet Raum für Rückfragen durch die Agentur oder den Auftraggeber.
Nach Abschluss des Projektes können sich beide Parteien nochmals in einem „De-Briefing“ zusammensetzen. Der Auftraggeber kann sein Feedback hinsichtlich der Qualität des Projektes und der Auftragsdurchführung durch die Agentur abgeben. Die Nachbesprechung ist ein wichtiger Bestandteil für die weitere Zusammenarbeit zwischen Agentur und Auftraggeber. Denn hier können Arbeitsschritte nochmals genau hinterfragt und erläutert werden, es kann festgehalten was gut und was nicht so gut lief sowie der Erfolg des Projektes bewertet und analysiert werden.
Die Bestandteile des Kundenbriefings.
Innerhalb des Briefings werden bestimmte Anforderungspunkte besprochen und festgehalten. Dazu gehören auch Eckdaten zum Unternehmen.
Zur Entwicklung von geeigneten Marketingmaßnahmen muss die Positionierung des Unternehmens bekannt sein. Darunter fallen Informationen wie z.B. die Corporate Identity, die Unternehmensgröße, die Kundenstruktur sowie Stärken und Schwächen des Unternehmens.
Im weiteren Schritt werden Informationen zum Leistungs- oder Sortimentsangebot des Unternehmens festgehalten. Dabei wird analysiert in welchen Marktsegmenten die Produkte oder Leistungen positioniert sind. Wichtig sind dabei die Festlegung und das Herausstellen eines besonderen Nutzens für den Kunden. Welchen Vorteil erbringt das Produkt oder Dienstleistung im Vergleich zu den Mitbewerbern? Diesen Vorteil gilt es vordergründig zu kommunizieren.
Der Hauptbestandteil des Briefings folgt im nächsten Schritt: Die Aufgabenstellung. Hier werden alle Angaben des Auftraggebers zur geforderten Agenturleistung besprochen. Eine sorgfältige Ausarbeitung dieser Anforderungen an das Projekt durch den Auftraggeber, ist die Grundlage für dieses Gespräch. Es erleichtert den Aufbau des gemeinsamen Verständnisses und trägt zur Auftragsklarheit bei.
Nach Besprechung des Projektumfangs, folgt die Klärung der Marketingziele. Dazu gehört die Zielgruppenanalyse, sprich wen möchte man erreichen oder wer stellt den potenziellen Kunden dar. Wichtig ist auch das Zielgebiet einzugrenzen. Es kann sich um ein regionales, deutschlandweites oder sogar internationales Projekt handeln.
Davon ausgehend können auch die allgemeinen Projektziele festgelegt werden, wie z.B. die Steigerung des Umsatzes oder Absatzes, die Erhöhung von Marktanteilen oder die Steigerung der Markenbekanntheit.
Hinsichtlich der gestalterischen Umsetzung, sollten auch die bestehenden Rahmenbedingungen vom Auftraggeber dargelegt werden. Diese beinhalten Richtlinien oder Rahmeninformationen wie z.B. das Corporate Design.
Der Auftraggeber gibt der Agentur, einen Budget- und Zeitrahmen vor. Die Daten sind meist ausschlaggebend für die Angebotsabgabe und die weitere Projektplanung.
Die Vorteile eines Briefings
Mithilfe eines durchgeführten Briefings können die Projektanforderungen sowie Ziele klar definiert und Erwartungen des Auftraggebers dokumentiert werden. Je detaillierter das Briefing abläuft, desto zielgerichteter kann das Projekt umgesetzt werden. Das erste Gespräch ist auch gleichzeitig das erste Kennenlernen beider Projektparteien. Erste Eindrücke werden gesammelt und bilden die Basis für die weitere Zusammenarbeit. Ein Briefing sorgt dafür, dass Abteilungen und Projektpartner übergreifend miteinander arbeiten können und Aufgabenbereiche spezifisch verteilt werden können.
Die Auftragsklarheit ist ein wesentlicher Grundstein für die erfolgreiche Umsetzung des Projektes.
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